Im Berufsalltag sind das Telefon und die E-Mail die wichtigsten Kommunikationsmittel zum Informationsaustausch. Für euch habe ich meine Tipps & Tricks gesammelt, die ich bis jetzt während meiner Ausbildung in der NORD/LB gelernt habe. Im Fokus des Digitalen Business Knigge stehen die Themen „Richtig Telefonieren“ und „ Wie schreibe ich eine Business E-Mail?“.

Richtig Telefonieren

Mit der ersten Herausforderung wirst du bereits konfrontiert, wenn dein Telefon klingelt. Wie meldet man sich richtig am Telefon? Wenn es ein interner Anruf ist, reicht es aus, sich mit dem Namen und einer Begrüßung zu melden. Falls der Anruf jedoch von extern kommt, hat sich die Methode Unternehmen, Name und Begrüßung bewährt. Euer Gesprächspartner hat so die Chance festzustellen, ob er richtig verbunden ist.

Meine wichtigsten Tipps & Tricks :

  1. Die wichtigste Regel - bleibt immer freundlich und lasst euren Gegenüber nicht merken, falls ihr einen schlechten Tag habt.
  2. Immer lächeln! Euer Gesprächspartner „hört“ das am Telefon.
  3. Bereitet euch auf das Gespräch vor. Das heißt nicht, dass ihr euch ein fertiges Drehbuch zurecht legen sollt. Ich empfehle euch nur (besonders am Anfang der Ausbildung oder wenn ihr schüchtern im Kontakt mit Unbekannten seid) einen groben Plan zurechtzulegen, was ihr übermitteln möchtet und welche Information ihr benötigt. So vermeidet ihr unangenehme Gesprächspausen und unsicheres Gehaspel.

 

Wie schreibe ich eine Business E-Mail?

Eine E-Mail schreiben klingt banal, ist es aber nur selten. Besonders zu Beginn ist es eine Herausforderung. Man macht sich viele (meist unnötige) Gedanken, was die Formulierung und den Inhalt angeht.

Bedenke immer, dass viele deiner Kollegen in E-Mails „ertrinken“ und überlege stets, ob die E-Mail tatsächlich von Bedeutung ist oder eine kurze, persönliche Nachfrage ausreicht.

Meine wichtigsten Tipps & Tricks :

  1. Fasse dich kurz und drücke dich klar aus, wenn du eine E-Mail schreibst! Das erleichtert das Verständnis und vermeidet Rückfragen.
  2. Mach dir klar, wem du die E-Mail schickst. Einem anderen Azubi? Einem Mitarbeiter den du bereits kennst? Oder gar dem Vorstand? Dementsprechend musst du deine Anrede wählen. „ Sehr geehrter Azubi“ ist mindestens genauso unpassend wie „ Hallo Herr Vorstandsvorsitzender“. Achte bei der Antwort darauf, wie der Adressat antwortet (ob leger oder förmlich) und passe dich ihm an.
  3. Überprüfe stets den Empfängerkreis. Ist es wirklich notwendig, die Führungskraft in Kopie zu nehmen und damit zusätzliche Arbeit zu schaffen? Bzw. ist deine E-Mail für die Arbeit von Mitarbeiter XY bedeutend?
  4. Gliedere deine E-Mail in sinnvolle Absätze, um deinen Kollegen das Lesen zu erleichtern.
  5. Leg die Priorität einer eingegangenen E-Mail fest und versuche die wichtigsten schnellstmöglich zu beantworten. Du unterstützt dadurch deine Kollegen bei der Arbeit und zusätzlich liegt es nicht an euch, wenn ein Prozess stockt.

 

Vergesst sowohl beim Telefonieren als auch beim E-Mail verfassen nicht, dass ihr bei jedem Kontakt nach draußen euer Unternehmen repräsentiert. Es empfiehlt sich also immer freundlich zu bleiben!
Bei all der Technik dürfen wir nicht außer Acht lassen, dass ein physischer Besuch im Büro des Kollegen, nicht nur eine willkommene Abwechslung im Büroalltag ist, sondern auch das kollegiale Miteinander stärkt.

Ich hoffe, dass ich euch weiterhelfen konnte und hinterlasst mir gerne euer Feedback in den Kommentaren :)


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